지부 공문 시스템 설명서

1들어가기

이 시스템은 지부 집행부가 씁니다. 공문을 쓰고, 지부 안에서 결재를 돌리고, 문서번호를 붙여 상대 기관에 보내는 일까지 여기서 다 합니다.

사무처와 중앙집행위원회는 공문 결재 시스템(doc.kupst.org)을 씁니다. 하는 일은 비슷하지만 쓰는 사람이 다른 별개의 시스템입니다.

메뉴 여섯 개

새 문서	공문을 새로 시작합니다
작업 중	쓰다 만 문서. 아직 결재에 올리지 않은 것
기안문서	작성을 끝냈거나 결재에 올린 문서
결재함	내가 결재할 차례인 문서
문서함	결재가 끝난 공문. 문서번호가 붙고 직인이 찍혀 있습니다
발송내역	상대 기관에 보낸 기록

문서는 작업 중 → 기안문서 → 문서함 순으로 옮겨 갑니다. 결재할 차례가 되면 그 사람의 결재함에 뜨고, 메뉴에 빨간 숫자가 붙습니다.

2환경설정

공문 맨 위에 올라가는 것들을 여기서 정합니다. 지부명, 주소, 발신 명의, 문서번호 형식, 결재선, 직인입니다. 한 번 제대로 맞춰 두면 그다음부터는 본문만 쓰시면 됩니다.

이 설정은 지부 집행부가 함께 씁니다. 누가 고치든 지부 전체의 공문이 바뀝니다. 그래서 잠금이 있습니다. 잠가 두면 아무도 고칠 수 없고, 지부장이나 잠근 분이 풀어야 합니다.

환경설정 맨 위 — 공유 설정 안내와 잠금 상태 — 누가 언제 고쳤는지, 지금 잠겨 있는지가 맨 위에 나옵니다.

고치면 바로 보입니다

설정 화면 아래에 실제 공문 모습이 함께 있습니다. 값을 고치시면 그 자리에서 바뀌니, 종이에 어떻게 나올지 보면서 맞추실 수 있습니다.

설정값이 반영된 공문 미리보기와 지부명 입력칸 — 위가 미리보기, 아래가 입력칸입니다.

발신 명의는 직접 적으셔야 합니다

발신 명의는 지부명에서 자동으로 만들지 않습니다. 조합 명의로 나가는 문서의 이름이라 직접 적으셔야 합니다 — 예를 들어 「○○연구원 지부장」처럼요.

문서번호

결재가 끝나면 이 꼴로 번호가 붙습니다. 번호는 상대 기관이 회신에 인용하는 값이라, 지부에서 여태 쓰시던 표기가 있으면 그대로 맞춰 주세요. 중간에 바꾸면 상대측이 헷갈립니다.

다음에 나갈 번호는 종이로 번호를 매겨 오셨다면 그다음 번호를 적어 주세요. 안 그러면 이미 나간 번호가 다시 나갑니다. 이미 나간 번호보다 작은 값으로는 되돌릴 수 없고, 해가 바뀌면 1번부터 다시 시작합니다.

결재선

공문 맨 위 결재 띠의 칸이자, 결재 차례를 알릴 곳입니다. 왼쪽부터 차례로 놓입니다. 칸은 미리 그려 둡니다 — 한 칸이 비어 있으면 결재가 빠진 것처럼 보이기 때문에, 몇 칸을 거치는지 종이에 먼저 보여야 합니다.

여기 적으시는 연락처는 결재 차례를 알릴 때만 씁니다. 명부와 이어져 있지 않아, 사람이 바뀌면 여기서 직접 고치거나 지우셔야 합니다.

쓸 수 있는 사람과 직인

이 시스템을 쓸 수 있는 사람 목록, 잠금 기록, 지부 직인 — 목록은 명부에 등록된 지부 집행부입니다. 여기서는 고칠 수 없습니다.

사람이 바뀌면 명부에서 고치셔야 하고, 다음 로그인부터 따라옵니다. 사무처와 중앙집행위원도 들어올 수 있지만 이 목록에는 안 나옵니다.

직인은 로고와 다르게 다룹니다. 직인 한 장이면 지부 명의 공문을 통째로 만들 수 있어, 암호화해서 보관하고 어떤 화면에도 내보내지 않습니다. 미리보기에도 점선 자리만 보이고, 종이에 찍히는 것은 공문을 만드는 순간 한 번뿐입니다.

3공문 쓰기

「새 문서」에서 어떻게 시작할지 세 갈래로 고르십니다.

본문 작성하기·한글파일 업로드·양식에서 시작하기 세 갈래 — 제목은 비워 두셔도 되고 나중에 바꾸실 수 있습니다.

본문 작성하기	빈 종이에서 시작합니다. 머리글·꼬리글은 환경설정 값으로 자동으로 올라갑니다
한글파일 업로드	쓰시던 .hwp · .hwpx 에서 본문만 가져옵니다. 그림과 글자 모양은 오지 않습니다
양식에서 시작하기	자주 쓰는 공문 네 가지에서 고릅니다

한글파일 업로드를 고른 화면 — 한글파일 업로드를 고르신 모습. 「쓰기 시작」을 누르면 파일을 고르는 창이 뜹니다.

양식 네 가지

양식 목록 — 빈자리 안내와 이행 촉구 — 양식은 실물 공문에서 뽑았습니다. 어떤 문서에서 왔는지도 적혀 있습니다.

결과 알림·공제 의뢰·단체교섭 요구 양식 — 이행 촉구 · 결과 알림 · 공제 의뢰 · 단체교섭 요구 네 가지입니다.

빈자리(　)를 반드시 채워 주세요. 지부 이름·담당자·금액·인원·날짜는 일부러 비워 두었습니다. 지난 문서의 숫자가 남아 있으면 그대로 상대 기관에 나갑니다. 비어 있는 자리는 편집기에서 바로 눈에 띕니다.

편집기

제목칸과 본문 도구 모음, 아래에 공문 미리보기 — 위가 도구 모음, 아래가 실제 공문 모습입니다. 쓰시는 대로 바로 반영됩니다.

도구 모음은 공문에 필요한 것만 있습니다.

번호 항목 — 1. 가. 1) … 차례로 매깁니다
글머리표 — □ ○ - •
한 단계 왼쪽 / 오른쪽 — Tab, Shift+Tab 으로도 됩니다
가운데 줄과 붙임 줄 — 「- 아 래 -」와 「붙임」 자리를 규정대로 만듭니다
양쪽 정렬 — 공문의 기본입니다
표 — 넣기, 줄·칸 더하고 빼기, 합치고 나누기
한글 불러오기 — 쓰던 한글 파일에서 본문만 가져옵니다

제목과 본문 빈자리를 채운 공문 — 빈자리를 우리 값으로 채운 모습입니다.

저장과 내려받기

저장하기·작성 완료·한글 파일·PDF 단추 — 머리글·본문·꼬리글이 함께 담깁니다 — 화면에 보이는 그대로입니다.

쓰시는 동안 자동으로 저장됩니다. 화면 오른쪽 위에 「쓰는 중…」과 저장된 시각이 나옵니다. 한글 파일(.hwpx)과 PDF로 언제든 내려받으실 수 있습니다. 다만 직인은 작성을 마친 뒤에 찍힙니다.

메일로 받아 보기

메일로 받기 — 자기 주소로만 받는 기능 — 초안을 자기 주소로 받아 확인할 때 씁니다.

자기 주소로만 받으세요. 이것은 초안을 확인하는 기능이지 대외 발송이 아닙니다. 상대 기관에 보내는 것은 결재가 끝난 뒤 문서함에서 합니다.

4AI도움

쓰신 글을 규정에 맞게 다듬을 자리를 찾아 드립니다. 무엇을 받아들일지는 직접 고르십니다 — 시스템이 마음대로 고치지 않습니다.

AI도움을 누르면 나오는 두 갈래 메뉴 — 「형식만」과 「형식 + 문구」 중에 고르십니다.

형식만	번호·항목·「- 아 래 -」 자리와 빈 줄만 맞춥니다. 본문 문장은 건드리지 않습니다. 규칙으로만 맞추므로 AI를 부르지 않아 빠릅니다
형식 + 문구	문장도 공문투로 다듬습니다 — 맞춤법·띄어쓰기·군더더기까지

고칠 것이 없으면

「형식만」으로 돌리면

형식만으로 돌린 제안 3건 — 번호와 자리만 봅니다. 문장은 그대로 두므로 제안 수가 적습니다.

본문을 손대지 않으니 급할 때 형식만 빠르게 맞추실 때 쓰시면 좋습니다. 맞춤법과 띄어쓰기까지 보시려면 「형식 + 문구」를 고르십시오.

제안 읽는 법

다듬을 곳이 있으면 몇 곳인지 먼저 알려 주고, 무엇을 왜 고쳤는지 요약이 붙습니다.

7곳을 다듬을 수 있습니다 — 요약과 전후 비교 — 「형식 + 문구」로 돌린 결과입니다. 왼쪽이 지금 글, 오른쪽이 다듬은 글입니다.

변경 전과 변경 후를 나란히 비교하는 화면 — 지워질 곳은 붉게, 새로 들어갈 곳은 푸르게 표시됩니다.

제안마다 딱지가 붙어 어떤 성격인지 구분됩니다.

문구	맞춤법·띄어쓰기·괄호. 보기: `( 단체교섭 요구사실 공고 )` → `(단체교섭 요구 사실 공고)`
더함	없던 것을 새로 넣습니다. 보기: 빈 줄 자리에 「- 아 래 -」를 넣음
형식	번호와 계층. 보기: 본문 항목으로 적힌 것을 세부 항목(가·나·다)으로 내림

제안 목록 — 딱지와 이유가 함께 적힌 화면 — 왜 그렇게 고쳤는지 한 줄로 설명이 붙습니다 — "적힌 머리와 달리 앞뒤 흐름으로 보면 세부 항목입니다".

골라서 받아들이기

제안마다 체크를 끄고 켜실 수 있습니다. 끄면 아래 단추의 숫자가 함께 줄어듭니다.

제안 하나의 체크를 끄니 고른 것 적용 2곳으로 바뀐 화면 — 하나를 끄니 「고른 것 적용 3곳」이 「2곳」으로 바뀌었습니다.

전부 받아들이시려면 아래 전부 받아들이기를 켜시면 되고, 마음에 안 드시면 그만두기로 아무것도 바꾸지 않고 나가실 수 있습니다.

적용한 뒤

7곳을 고쳤습니다 안내와 되돌리기 단추 — 고친 뒤에도 **되돌리기**가 있습니다. 적용해 보고 아니다 싶으면 물리시면 됩니다.

다듬어진 최종 본문 — 계층이 잡힌 모습 — 평평하던 1~7번이 1·2·3 + 가·나·다·라 + 붙임으로 정리됐습니다.

글이 사라지는 일은 막아 둡니다. AI가 문단을 통째로 지우려 하면 그 제안은 적용하지 않고 원문을 그대로 둡니다. 그런 일이 있으면 결과 화면에 몇 문단이 그랬는지 적어 드립니다.

다듬기는 도움말이지 검사가 아닙니다. 제안을 다 받아들이셨다고 규정에 맞는 공문이 되는 것은 아니고, 제안하지 않았다고 틀린 곳이 없는 것도 아닙니다. 마지막 판단은 쓰시는 분 몫입니다.

5결재 올리기

작성 완료를 누릅니다

편집기 아래의 작성 완료를 누르면 문서가 「기안문서」로 옮겨 갑니다. 아직 결재에 올린 것은 아니고, 올릴 준비가 된 상태입니다.

「작성 완료 · 아직 올리지 않았습니다」로 표시되고 결재 올리기가 나타납니다.
결재선과 내 서명을 확인합니다

환경설정의 결재란을 지금 시점으로 굳힙니다.

여기서 중요한 점이 있습니다. 올린 뒤에 환경설정의 결재선을 바꿔도 이 문서에는 영향이 없습니다. 결재선을 고치시려면 환경설정에서 바꾼 뒤 다시 올리셔야 합니다.

내 서명은 저장된 서명 쓰기와 직접 그리기 중에 고르십니다. 미리 등록해 두시면 누를 때마다 그릴 필요가 없습니다.

결재선에 같은 분이 연달아 있으면 「1단계 같음」으로 표시되고, 그분에게는 한 번만 묻습니다. 같은 사람에게 두 번 보채지 않습니다.
올립니다

첫 결재자에게 차례가 갔습니다. 결재 띠에 기안칸 도장과 「갈 음」이 찍혔습니다.

지금 누구 차례인지, 몇 단계 중 몇 번째인지 화면에 나옵니다. 마음이 바뀌면 회수할 수 있습니다.

올린 뒤에는 고칠 수 없습니다. 결재가 끝나거나 회수할 때까지는 본문도 결재선도 그대로입니다.

6결재하기

내 차례가 되면 결재함에 뜨고, 메뉴에 빨간 숫자가 붙습니다. 결재선에 메일 주소가 등록돼 있으면 메일로도 알려 드립니다.

결재함에 두 건이 대기 중인 화면 — 누가 기안했는지, 언제 상신했는지, 몇 단계인지가 함께 나옵니다.

결재할 문서가 없을 때의 결재함 — 차례가 아니면 비어 있습니다. 여기서 **내 서명**을 미리 등록해 두실 수 있습니다.

문서 확인

결재할 문서를 연 화면 — 결재선 진행 상태 — 앞 단계가 어떻게 처리됐는지 먼저 보실 수 있습니다.

결재선에 각 단계의 상태가 나옵니다 — 승인, 대기, 그리고 같은 분이 앞 단계에 있었으면 갈음입니다. 아래로 내리시면 공문 전문을 다 보실 수 있습니다.

서명하고 승인

서명 캔버스, 도장 사진 올리기, 의견, 승인·반려 단추 — 손으로 그리시거나 도장 사진을 올리십니다.

서명을 그린 상태 — 서명을 그린 모습. 잘못 그리셨으면 「지우기」로 다시 하시면 됩니다.

의견은 안 적으셔도 됩니다. 적으시면 처리 이력에 남습니다. 다 되셨으면 승인, 돌려보내시려면 반려입니다.

승인 직후 — 마지막 결재라 문서번호가 붙었다는 안내 — 마지막 결재였다면 그 자리에서 문서번호가 붙고 직인이 찍힙니다.

7결재가 끝나면

마지막 결재가 끝나는 그 순간 문서번호가 붙고 직인이 찍힙니다. 문서는 「문서함」으로 옮겨 갑니다.

결재 완료 문서 — 결재선 세 칸이 모두 찬 모습과 문서번호 — 결재 띠 세 칸이 다 찼고 문서번호가 붙었습니다.

처리 이력

상신할 때는 결재 경로도 함께 적힙니다 — 「3단계 · 기안 → 사무국장 → 지부장」처럼요. 문서를 열면 결재 이력과 누가 언제 서명했는지가 함께 보입니다.

문서함 — 완료 공문과 한글 받기·발송 단추 — 문서함에서 **한글 받기**로 내려받거나 발송으로 보내십니다.

8발송

문서함에서 발송을 누르면 결재가 끝난 PDF를 수신처에 메일로 보냅니다.

공문 발송 화면 — 이대로 나갑니다와 받는 곳 — 무엇이 나가는지 먼저 확인하실 수 있습니다 — 문서번호, 제목, 첨부.

수신처는 한 곳, 참조는 네 곳까지입니다. 연락처는 비워 두셔도 됩니다.

수신처를 채운 발송 화면 — 수신처를 채운 모습입니다. 이 그림에서 메일 주소는 가렸습니다.

받는 분이 첨부를 못 여는 경우가 있어, 본문에 같은 문서를 여는 주소를 함께 넣습니다. 그 주소에서 「공문 열기」를 누르면 열람으로 기록됩니다.

보낸 뒤

발송내역 — 대기 상태 — 누르면 바로 나가지 않고 **큐에 들어갑니다**. 몇 분 안에 나갑니다.

발송내역 — 보냄 1 열람 1 — 보냄과 열람이 각각 몇 시에 있었는지 나옵니다.

「보냄」과 「열람」의 뜻

보냄	우리 메일 서버가 접수한 시각입니다 — 상대 수신함에 도착했다는 뜻은 아닙니다
열람	메일 속 주소에서 「공문 열기」 단추를 누른 시각입니다

열람 기록이 없다고 안 보신 것은 아닙니다. 주소만 연 것은 세지 않고, 메일 보안 장비가 대신 열어 보는 일도 있습니다. 공문은 PDF로도 첨부되므로 첨부만 보시고 「공문 열기」를 안 누르셨을 수도 있습니다.

발송내역의 열람됨 거르개 — 열람됨 · 열람 기록 없음 · 실패로 걸러 보실 수 있습니다.

9알아두실 점

올린 뒤에는 고칠 수 없습니다

결재에 올리면 결재가 끝나거나 회수할 때까지 본문도 결재선도 그대로입니다. 올리기 전에 미리보기로 확인하시는 것이 가장 확실합니다.

번호는 되돌릴 수 없습니다

이미 나간 번호보다 작은 값으로는 되돌릴 수 없습니다. 연습으로 결재를 끝내시면 그 번호도 실제로 소진됩니다.

직인은 밖으로 나가지 않습니다

어떤 화면에도 직인 이미지를 내보내지 않습니다. 미리보기에는 점선 자리만 보이고, 실제로 찍히는 것은 공문을 만드는 순간 한 번뿐입니다.

환경설정은 함께 씁니다

지부 집행부 누구든 고치면 지부 전체의 공문이 바뀝니다. 다 맞춰 두셨으면 잠가 두시는 편이 안전합니다.

한글 파일에서 가져올 때

본문 글만 옵니다. 그림과 글자 모양은 오지 않습니다. 표가 많거나 서식이 까다로운 문서라면 가져온 뒤 눈으로 확인해 주세요.

도움이 필요하시면

이름이 명부에 없거나 번호가 바뀌어 로그인이 안 되실 때는 사무처로 알려 주세요. 쓰시는 공문 중 양식에 없는 것이 있으면 실물을 보내 주시면 같은 방식으로 넣어 드립니다.