지부 공문 시스템 설명서

1들어가기

이 시스템은 지부 집행부가 씁니다. 공문을 쓰고, 지부 안에서 결재를 돌리고, 문서번호를 붙여 상대 기관에 보내는 일까지 여기서 다 합니다.

사무처와 중앙집행위원회는 공문 결재 시스템(doc.kupst.org)을 씁니다. 하는 일은 비슷하지만 쓰는 사람이 다른 별개의 시스템입니다.

메뉴 네 개

문서함 화면과 위쪽 메뉴 — 들어오시면 「문서함」이 먼저 열립니다. 내 공문이 전부 여기 있고, 위의 갈래로 추려 봅니다. (그림은 2026년 10월 전의 메뉴 여섯 개 시절 것입니다 — 지금은 넷이고, 아래 표가 지금 화면입니다.)

새 문서	공문을 새로 시작합니다
문서함	내가 쓴 공문 전부. 위의 갈래 — 전체 · 작성 중 · 결재 중 · 완결 — 로 추려 봅니다
결재함	내가 결재할 차례인 문서(남이 올린 것). 문서함의 「결재할 것」 알약으로도 갑니다
발송내역	상대 기관에 보낸 기록

작성 중	쓰다 만 문서와 반려돼 돌아온 문서. 열어서 고칩니다
결재 중	작성을 끝냈거나 결재에 올린 문서. 올리기 전이면 「결재 올리기」가 보입니다
완결	결재가 끝난 공문. 문서번호가 붙고 직인이 찍혀 있어 더 고칠 수 없습니다. 발송·받기·재기안은 여기서

문서는 작성 중 → 결재 중 → 완결 순으로 옮겨 갑니다. 결재할 차례가 되면 그 사람의 결재함에 뜨고, 메뉴에 빨간 숫자가 붙습니다.

오른쪽 위의 이름을 누르면 환경설정과 로그아웃이 나옵니다. 맨 왼쪽 조합 로고와 그 옆 「지부 공문 시스템」은 모두 이 시스템의 첫 화면으로 갑니다.

2환경설정

공문 맨 위에 올라가는 것들을 여기서 정합니다. 지부명, 주소, 발신 명의, 문서번호 형식, 결재선, 직인입니다. 한 번 제대로 맞춰 두면 그다음부터는 본문만 쓰시면 됩니다.

이 설정은 지부 집행부가 함께 씁니다. 누가 고치든 지부 전체의 공문이 바뀝니다. 그래서 잠금이 있습니다. 잠가 두면 아무도 고칠 수 없고, 지부장·사무국장이나 잠근 분이 풀어야 합니다.

환경설정 맨 위 — 공유 설정 안내와 잠금 상태 — 누가 언제 고쳤는지, 지금 잠겨 있는지가 맨 위에 나옵니다.

고치면 바로 보입니다

설정 화면 아래에 실제 공문 모습이 함께 있습니다. 값을 고치시면 그 자리에서 바뀌니, 종이에 어떻게 나올지 보면서 맞추실 수 있습니다.

설정값이 반영된 공문 미리보기와 지부명 입력칸 — 위가 미리보기, 아래가 입력칸입니다.

발신 명의는 직접 적으셔야 합니다

발신 명의는 지부명에서 자동으로 만들지 않습니다. 조합 명의로 나가는 문서의 이름이라 직접 적으셔야 합니다 — 예를 들어 「○○연구원 지부장」처럼요.

문서번호

결재가 끝나면 이 꼴로 번호가 붙습니다. 번호는 상대 기관이 회신에 인용하는 값이라, 지부에서 여태 쓰시던 표기가 있으면 그대로 맞춰 주세요. 중간에 바꾸면 상대측이 헷갈립니다.

다음에 나갈 번호는 종이로 번호를 매겨 오셨다면 그다음 번호를 적어 주세요. 안 그러면 이미 나간 번호가 다시 나갑니다. 이미 나간 번호보다 작은 값으로는 되돌릴 수 없고, 해가 바뀌면 1번부터 다시 시작합니다.

결재선

공문 맨 위 결재 띠의 칸이자, 결재 차례를 알릴 곳입니다. 왼쪽부터 차례로 놓입니다. 칸은 미리 그려 둡니다 — 한 칸이 비어 있으면 결재가 빠진 것처럼 보이기 때문에, 몇 칸을 거치는지 종이에 먼저 보여야 합니다.

여기 적으시는 연락처는 결재 차례를 알릴 때만 씁니다. 명부와 이어져 있지 않아, 사람이 바뀌면 여기서 직접 고치거나 지우셔야 합니다.

머리 꼴

두 줄은 조합 로고 아래 지부명이 나오고 주소는 네모 박스에 들어갑니다. 지금까지의 꼴입니다. 한 줄은 마크 옆에 「공공과학기술연구노동조합 ○○지부」가 나오고 주소는 가운데 두 줄로 표시됩니다. 표제부 위아래 줄이 있으며, 한 줄 제목을 비워 두시면 기본값이 들어갑니다. 고르시면 위 종이 미리보기가 바로 바뀝니다.

쓸 수 있는 사람과 직인

이 시스템을 쓸 수 있는 사람 목록, 잠금 기록, 지부 직인 — 목록은 명부에 등록된 지부 집행부입니다. 여기서는 고칠 수 없습니다.

사람이 바뀌면 명부에서 고치셔야 하고, 다음 로그인부터 따라옵니다. 사무처와 중앙집행위원도 들어올 수 있지만 이 목록에는 안 나옵니다.

직인은 로고와 다르게 다룹니다. 직인 한 장이면 지부 명의 공문을 통째로 만들 수 있어, 암호화해서 보관하고, 지부 환경설정의 「지부 직인」 자리 말고는 어떤 화면에도 내보내지 않습니다. 미리보기에는 점선 자리만 보이고, 종이에 찍히는 것은 결재가 끝나는 순간 한 번뿐입니다.

올린 직인은 환경설정의 이 자리에서만 보입니다. 바이트 수와 마지막 고친 사람이 표시됩니다. 다른 화면에는 점선 자리만 보이며, 실제 직인은 결재가 끝나는 순간 찍힙니다.

지부 직인 미리보기 화면 — 배경이 투명한 PNG 로 올리십시오. JPG 는 흰 네모가 되어 글자를 덮습니다. 그림의 직인은 가렸습니다.

메일 템플릿·내 서명

발송 메일 글을 지부별로 미리 적어 두는 곳입니다. 결재 때 쓸 내 서명을 미리 등록하는 곳이기도 합니다.

3공문 쓰기

「새 문서」를 누르면 제목 칸 하나와 「다음 — 한글 편집기로」 단추가 보입니다. 제목은 비워 두셔도 되며, 편집기에서 바꾸실 수 있습니다.

머리글·표제부·발신 명의는 PDF를 만들 때 자동으로 얹힙니다. 「우리 지부 양식」은 지부 전용 양식이 등록된 지부에만 보입니다. 고르시면 제목·수신·참조·본문이 채워진 채 편집기가 열립니다.

새 문서 화면 — 제목을 적고 「다음 — 한글 편집기로」를 누르십니다. 지부 양식이 등록된 지부에는 이 아래에 「우리 지부 양식」이 더 보입니다.

한글 편집기

종이 위에 수신·참조·제목·본문을 한/글처럼 바로 쓰십니다. 맨 위 머리글은 그림이라 고치실 수 없습니다.

「저장」 단추 또는 Ctrl+S로 저장하십니다. 저장하면 한글 서비스가 열어 보고 PDF를 그립니다. 작성을 마친 뒤에도 결재에 올리기 전까지는 다시 열어 고치실 수 있습니다. 저장하면 결재 올리기의 초안 PDF도 바뀝니다.

📄 한글 올리기	쓰시던 .hwp 또는 .hwpx 파일을 통째로 올립니다.
📋 한글에서 붙여넣기	한/글에서 복사한 내용을 상자에 Ctrl+V로 붙여 넣습니다.
본문 맞춤	편집기 화면의 크기를 본문에 맞춥니다.
되돌리기	바로 전 작업으로 되돌립니다.
✨ AI도움	본문을 공문 형식이나 공문투로 다듬습니다.
결재 올리기 · 한글(.hwpx) 받기 · PDF 받기	편집기 아래 붙임 칸 밑에 있습니다. 결재 올리기는 다음 장에서 설명합니다.

저장 뒤 쪽수가 늘었거나 발신 명의만 다음 쪽으로 홀로 넘어갔으면 경고가 뜹니다. 본문을 줄이거나 줄 간격을 손보십시오.

편집기 위 도구줄 — 저장·PDF 로 보기·본문 맞춤·한글 올리기·한글에서 붙여넣기·AI도움 — 편집기 위 도구줄입니다. 그 아래는 한/글과 같은 차림표와 글꼴 줄입니다.

한글 편집기 — 표제부와 본문이 종이 위에 그대로 보이는 화면 — 종이 위의 문서번호·시행일자는 결재가 끝나면 채워집니다. 수신·참조·제목은 표제부 칸에 직접 적으십니다.

한글에서 붙여넣기 화면 — 표·정렬·줄간격은 살아 오고, 글꼴·글자 크기·색은 공문 규정대로 맞춰집니다. 그림은 오지 않습니다. 잘못 넣었으면 「되돌리기」로 한 번 물릴 수 있습니다.

붙임

편집기 아래의 「붙임 올리기」에서 파일을 고르시면 바로 올라가고 저장도 함께 됩니다. 파일 하나는 10MB, 전체는 20MB까지입니다. 실행 파일은 막습니다.

붙임은 결재 올리기·완결 화면·발송 메일에 그대로 따라갑니다.

붙임 올리기 화면 — 붙임 한 건이 올라간 모습입니다. 그 아래 「결재 올리기」「한글(.hwpx) 받기」「PDF 받기」가 있습니다. 파일 이름은 가렸습니다.

4AI도움

쓰신 글을 규정에 맞게 다듬을 자리를 찾아 드립니다. 무엇을 받아들일지는 직접 고르십니다 — 시스템이 마음대로 고치지 않습니다.

형식만	기본값입니다. 번호·항목·「- 아 래 -」 자리와 빈 줄만 맞춥니다. 본문 문장은 건드리지 않으며 AI를 부르지 않습니다.
형식 + 문구	문장을 공문투로 다듬습니다. 맞춤법·띄어쓰기·군더더기·날짜와 금액 표기를 고칩니다. 본문이 Google Gemini로 전송되며, 고칠 곳은 하나씩 골라 받아들이십니다.
초안을 공문으로	대략 적어 둔 내용을 공문 본문으로 새로 씁니다. 인사말·항목·「끝.」까지 만들며, Google Gemini로 전송됩니다. 통째로 받아들이거나 통째로 되돌리십니다. 날짜와 금액은 그대로 옮깁니다.

AI도움 메뉴 — 「형식만」이 기본입니다. 「형식 + 문구」와 「초안을 공문으로」는 본문이 Google Gemini 로 전송됩니다.

고칠 것이 없으면

「형식만」으로 돌리면

형식만으로 돌린 제안 3건 — 번호와 자리만 봅니다. 문장은 그대로 두므로 제안 수가 적습니다.

본문을 손대지 않으니 급할 때 형식만 빠르게 맞추실 때 쓰시면 좋습니다. 맞춤법과 띄어쓰기까지 보시려면 「형식 + 문구」를 고르십시오.

제안 읽는 법

다듬을 곳이 있으면 몇 곳인지 먼저 알려 주고, 무엇을 왜 고쳤는지 요약이 붙습니다.

7곳을 다듬을 수 있습니다 — 요약과 전후 비교 — 「형식 + 문구」로 돌린 결과입니다. 왼쪽이 지금 글, 오른쪽이 다듬은 글입니다.

변경 전과 변경 후를 나란히 비교하는 화면 — 지워질 곳은 붉게, 새로 들어갈 곳은 푸르게 표시됩니다.

제안마다 딱지가 붙어 어떤 성격인지 구분됩니다.

문구	맞춤법·띄어쓰기·괄호. 보기: `( 단체교섭 요구사실 공고 )` → `(단체교섭 요구 사실 공고)`
더함	없던 것을 새로 넣습니다. 보기: 빈 줄 자리에 「- 아 래 -」를 넣음
형식	번호와 계층. 보기: 본문 항목으로 적힌 것을 세부 항목(가·나·다)으로 내림

제안 목록 — 딱지와 이유가 함께 적힌 화면 — 왜 그렇게 고쳤는지 한 줄로 설명이 붙습니다 — "적힌 머리와 달리 앞뒤 흐름으로 보면 세부 항목입니다".

골라서 받아들이기

제안마다 체크를 끄고 켜실 수 있습니다. 끄면 아래 단추의 숫자가 함께 줄어듭니다.

제안 하나의 체크를 끄니 고른 것 적용 2곳으로 바뀐 화면 — 하나를 끄니 「고른 것 적용 3곳」이 「2곳」으로 바뀌었습니다.

전부 받아들이시려면 아래 전부 받아들이기를 켜시면 되고, 마음에 안 드시면 그만두기로 아무것도 바꾸지 않고 나가실 수 있습니다.

적용한 뒤

7곳을 고쳤습니다 안내와 되돌리기 단추 — 고친 뒤에도 **되돌리기**가 있습니다. 적용해 보고 아니다 싶으면 물리시면 됩니다.

다듬어진 최종 본문 — 계층이 잡힌 모습 — 평평하던 1~7번이 1·2·3 + 가·나·다·라 + 붙임으로 정리됐습니다.

글이 사라지는 일은 막아 둡니다. AI가 문단을 통째로 지우려 하면 그 제안은 적용하지 않고 원문을 그대로 둡니다. 그런 일이 있으면 결과 화면에 몇 문단이 그랬는지 적어 드립니다.

다듬기는 도움말이지 검사가 아닙니다. 제안을 다 받아들이셨다고 규정에 맞는 공문이 되는 것은 아니고, 제안하지 않았다고 틀린 곳이 없는 것도 아닙니다. 마지막 판단은 쓰시는 분 몫입니다.

5결재 올리기

결재 올리기를 누릅니다

편집기 도구줄의 「결재 올리기」를 누르십니다. 문서함의 「결재 중」 갈래에도 같은 단추가 있습니다.

결재 올리기 화면에는 「공문 초안」·「붙임」·「결재선」·「내 서명」이 보입니다. 공문 초안은 쪽 그림으로 보이며 휴대전화에서도 보입니다.

위쪽은 공문 초안입니다. 이대로 결재에 올라가며, 고칠 것이 있으면 「편집기로 돌아가」 고친 뒤 다시 올립니다.

아래쪽은 붙임·결재선·내 서명입니다. 결재선은 환경설정의 결재란을 지금 시점으로 굳힙니다.
결재선과 내 서명을 확인합니다

환경설정의 결재란을 지금 시점으로 굳힙니다.

여기서 중요한 점이 있습니다. 올린 뒤에 환경설정의 결재선을 바꿔도 이 문서에는 영향이 없습니다. 결재선을 고치시려면 환경설정에서 바꾼 뒤 다시 올리셔야 합니다.

내 서명은 저장된 서명 쓰기와 직접 그리기 중에 고르십니다. 미리 등록해 두시면 누를 때마다 그릴 필요가 없습니다.

결재선에 같은 분이 연달아 있으면 「1단계 같음」으로 표시되고, 그분에게는 한 번만 묻습니다. 같은 사람에게 두 번 보채지 않습니다.
올립니다

첫 결재자에게 차례가 갔습니다. 결재 띠에 기안칸 도장과 「갈 음」이 찍혔습니다.

지금 누구 차례인지, 몇 단계 중 몇 번째인지 화면에 나옵니다. 마음이 바뀌면 회수할 수 있습니다.

올린 뒤에는 고칠 수 없습니다. 결재가 끝나거나 회수할 때까지는 본문도 결재선도 그대로입니다.

6결재하기

내 차례가 되면 결재함에 뜨고, 메뉴에 빨간 숫자가 붙습니다. 결재선에 메일 주소가 등록돼 있으면 메일로도 알려 드립니다.

결재함에 두 건이 대기 중인 화면 — 누가 기안했는지, 언제 상신했는지, 몇 단계인지가 함께 나옵니다.

결재할 문서가 없을 때의 결재함 — 차례가 아니면 비어 있습니다. 여기서 **내 서명**을 미리 등록해 두실 수 있습니다.

문서 확인

결재할 문서를 연 화면 — 결재선 진행 상태 — 앞 단계가 어떻게 처리됐는지 먼저 보실 수 있습니다.

결재선에 각 단계의 상태가 나옵니다 — 승인, 대기, 그리고 같은 분이 앞 단계에 있었으면 갈음입니다. 아래로 내리시면 공문 전문을 다 보실 수 있습니다.

서명하고 승인

서명 캔버스, 도장 사진 올리기, 의견, 승인·반려 단추 — 손으로 그리시거나 도장 사진을 올리십니다.

서명을 그린 상태 — 서명을 그린 모습. 잘못 그리셨으면 「지우기」로 다시 하시면 됩니다.

의견은 안 적으셔도 됩니다. 적으시면 처리 이력에 남습니다. 다 되셨으면 승인, 돌려보내시려면 반려입니다.

승인 직후 — 마지막 결재라 문서번호가 붙었다는 안내 — 마지막 결재였다면 그 자리에서 문서번호가 붙고 직인이 찍힙니다.

7결재가 끝나면

마지막 결재가 끝나는 그 순간 문서번호가 붙고 직인이 찍힙니다. 문서는 문서함의 「완결」 갈래로 옮겨 갑니다.

결재 완료 문서 — 결재선 세 칸이 모두 찬 모습과 문서번호 — 결재 띠 세 칸이 다 찼고 문서번호가 붙었습니다.

처리 이력

상신할 때는 결재 경로도 함께 적힙니다 — 「3단계 · 기안 → 사무국장 → 지부장」처럼요. 문서를 열면 결재 이력과 누가 언제 서명했는지가 함께 보입니다.

완결 공문 화면

완결 공문을 열면 최종본이 쪽 그림으로 보입니다. 아래에서 붙임·결재선·처리 이력을 확인하십니다.

한글 받기	최종본을 한글 파일(.hwpx)로 받습니다.
PDF 받기	직인이 찍힌 최종 PDF 를 받습니다.
PDF로 따로 열기	최종 PDF 를 새 창에서 엽니다. 인쇄할 때 편합니다.
발송	수신처에 메일로 보냅니다(다음 장).
재기안	이 공문을 본떠 새 문서를 만듭니다. 제목과 본문을 베껴 새 결재를 처음부터 진행합니다.

8발송

발송

완결 화면이나 문서함에서 「발송」을 누르시면 두 걸음으로 진행됩니다.

① 「받는 곳」에서 수신처 한 곳과 참조 네 곳까지 고르십니다. 연락처는 비워 두셔도 됩니다.

② 「메일 글」에서 템플릿·제목·본문·보이는 이름·답장 받을 주소를 적으십니다. 템플릿은 환경설정의 지부 메일 템플릿에서 고르십니다.

「다음 — 미리보기」를 누르신 뒤 「이대로 나갑니다」에서 문서번호·제목·첨부를 확인하십니다. 「보내기」를 누르면 결재가 끝난 PDF와 붙임 파일이 함께 갑니다.

받는 분이 첨부를 못 여는 경우가 있어, 본문에 같은 문서를 여는 주소를 함께 넣습니다. 그 주소에서 「공문 열기」를 누르면 열람으로 기록됩니다.

보낸 뒤

발송내역 — 대기 상태 — 누르면 바로 나가지 않고 **큐에 들어갑니다**. 몇 분 안에 나갑니다.

발송내역 — 보냄 1 열람 1 — 보냄과 열람이 각각 몇 시에 있었는지 나옵니다.

「보냄」과 「열람」의 뜻

보냄	우리 메일 서버가 접수한 시각입니다 — 상대 수신함에 도착했다는 뜻은 아닙니다
열람	메일 속 주소에서 「공문 열기」 단추를 누른 시각입니다

열람 기록이 없다고 안 보신 것은 아닙니다. 주소만 연 것은 세지 않고, 메일 보안 장비가 대신 열어 보는 일도 있습니다. 공문은 PDF로도 첨부되므로 첨부만 보시고 「공문 열기」를 안 누르셨을 수도 있습니다.

발송내역의 열람됨 거르개 — 열람됨 · 열람 기록 없음 · 실패로 걸러 보실 수 있습니다.

9알아두실 점

올린 뒤에는 고칠 수 없습니다

결재에 올리면 결재가 끝나거나 회수할 때까지 본문도 결재선도 그대로입니다. 올리기 전에 미리보기로 확인하시는 것이 가장 확실합니다.

번호는 되돌릴 수 없습니다

이미 나간 번호보다 작은 값으로는 되돌릴 수 없습니다. 연습으로 결재를 끝내시면 그 번호도 실제로 소진됩니다.

직인은 밖으로 나가지 않습니다

올린 직인은 환경설정의 「지부 직인」 자리에서만 확인하실 수 있고, 그 밖의 어떤 화면에도 내보내지 않습니다. 미리보기에는 점선 자리만 보이고, 실제로 찍히는 것은 결재가 끝나는 순간 한 번뿐입니다.

환경설정은 함께 씁니다

지부 집행부 누구든 고치면 지부 전체의 공문이 바뀝니다. 다 맞춰 두셨으면 잠가 두시는 편이 안전합니다.

한글 파일에서 가져올 때

「한글 올리기」는 파일을 통째로, 「한글에서 붙여넣기」는 복사한 부분을 편집기에 넣습니다. 표가 많거나 서식이 까다로운 문서라면 넣은 뒤 눈으로 확인하시고, 쪽수가 늘었다는 경고가 보이면 본문을 줄여 주세요.

로그인은 네 시스템이 함께입니다

이름·휴대전화 뒷 4자리·문자 인증번호로 들어오시면 K-sign·상담(help)·문서 공유(share)도 같은 로그인으로 열립니다. 로그인은 8시간 동안 유지되며, 지나면 다시 인증번호를 받으십니다.

내 로그인 기기

오른쪽 위 이름을 누르신 뒤 「내 로그인 기기」에서 지금 로그인된 기기 목록을 보십니다. 다른 기기 또는 모든 기기를 로그아웃하실 수 있습니다. 끊긴 기기는 공문에서 바로, 전자서명·상담에서는 1분 안에 로그아웃됩니다. 공용 PC에서 사용하셨으면 여기서 끊으십니다.

도움이 필요하시면

이름이 명부에 없거나 번호가 바뀌어 로그인이 안 되실 때는 사무처로 알려 주세요. 되풀이해 쓰시는 공문이 있으면 실물을 보내 주시면 「우리 지부 양식」으로 넣어 드립니다.